Bij de afdeling Inkoop werden aanvragen eerder handmatig ter goedkeuring ingediend bij de afdeling Planning, Budget & Control. “Nu kan de goedkeuring meteen digitaal plaatsvinden, omdat het voorwerk ook digitaal wordt gedaan. Voorheen was dit proces heel omslachtig.
Hier was eigenlijk de bedoeling om het zo te laten doen, echter hebben wij ervan afgezien, omdat de afdeling inkoop toch kiest voor getekende stukken, om zodoende bewijs te hebben dat een order goedgekeurd is. Dus hebben wij gekozen te laten op print-out en daarop goedkeuren.

Rukzana Soeltan B.Sc. is als Onderhoofd Financiële Zaken verbonden aan het Psychiatrisch Centrum Suriname (PCS). Het PCS heeft recentelijk een trainingstraject doorlopen waarbij het bedrijf is overgestapt op de financiële bedrijfssoftware AccountView. “In het begin was het voor mij een kwestie van onthouden wat er tijdens de training werd verteld en dan op de werkvloer uitzoeken hoe ik de informatie daar verder zou kunnen verwerken. Het was wel even wennen, want al gauw werd het duidelijk dat het systeem eigenlijk bedoeld is voor handelsbedrijven en wij zijn een dienstverlenend bedrijf,” vertelt Rukzana. “Het was dus een uitdaging om die vertaalslag te maken, maar naderhand ging het soepel, want we ontdekten steeds weer andere manieren om de connecties te kunnen maken.”

De medewerkers die geselecteerd waren hadden volgens Rukzana genoeg oude informatie van het bedrijf om tijdens de training te verwerken in het nieuw systeem. Er is in februari 2018 gestart met een groep van ongeveer 10 personen voor de Basistrainingen AccountView en Management Informatie. Daarna volgden gerichte trainingen voor de verschillende afdelingen in het bedrijf. “In de basistrainingen voor de afdeling Finance, werden ook onderdelen meegenomen van de andere afdelingen zoals Magazijn en Inkoop, zodat wij ze verder konden begeleiden op de werkvloer,” vertelt Rukzana. Verdere begeleiding was vooral nodig omdat het instapniveau niet bij alle participanten hetzelfde was. “Het was wel een vereiste bij de training dat de deelnemende medewerkers een Boekhoudkundige achtergrond hadden, maar er was niet bij iedereen een zodanige kennis aanwezig dat ze de nieuwe stof gelijk konden snappen.”

Ondanks de vele uitdagingen in het implementeren van AccountView binnen het bedrijf kan Rukzana wel concluderen dat veel van de bedrijfsprocessen nu veel effectiever zijn geworden. Bij de afdeling Inkoop werden aanvragen eerder handmatig ter goedkeuring ingediend bij de afdeling Planning, Budget & Control. “Nu kan de goedkeuring meteen digitaal plaatsvinden, omdat het voorwerk ook digitaal wordt gedaan. Voorheen was dit proces heel omslachtig. Hier was eigenlijk de bedoeling om het zo te laten doen, echter hebben wij ervan afgezien, omdat de afdeling inkoop toch kiest voor getekende stukken, om zodoende bewijs te hebben dat een order goedgekeurd is. Dus hebben wij gekozen te laten op print-out en daarop goedkeuren.
We zitten nog steeds in een leertraject en hier en daar worden er nog wat fouten gemaakt, maar die zijn te corrigeren.”
Op de werkvloer is er wel behoefte aan extra begeleiding, maar vervolgtrainingen vind Rukzana momenteel niet nodig. “De basistrainingen hebben we al gehad en de informatie was wel voldoende. Het gaat nu vooral om de wijzigingen doorvoeren in de praktijk. We hebben in het natraject van de trainingen wel heel wat vragen telefonisch kunnen afhandelen met dhr. Cameron, en dat vond ik heel effectief.”

Over het algemeen hebben de trainingen wel voldaan aan de verwachtingen en is volgens Rukzana de software AccountView een aanrader bij uitstek voor financiële administratie: “Ik denk dat de handelsbedrijven vooral goed gebruik kunnen maken van dit systeem, maar ook ziekenhuizen en andere dienstverleners. Met Accountview is het mogelijk om op een overzichtelijke manier gedetailleerde rapportages te doen. Na de implementatie was er een duidelijk verschil te merken in het verloop van onze bedrijfsprocessen.”